Werkgevers hoeven geen verwerkersovereenkomst te sluiten met adviseur

Regelmatig vragen werkgevers hun financieel adviseur met een beroep op de nieuwe privacyregels een verwerkersovereenkomst te sluiten. Zij veronderstellen dat dit verplicht is omdat je persoonsgegevens van werknemers verwerkt voor bijvoorbeeld een pensioenregeling of een verzuimverzekering. De brancheorganisatie van financieel adviseurs (Adfiz) constateert dat dit meestal niet nodig is, omdat gegevensverwerking doorgaans niet de primaire opdracht is.

Dat een verwerkersovereenkomst niet nodig is blijkt uit de AVG en de toelichting van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Daar staat namelijk dat iemand zelf ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is wanneer het verwerken van gegevens niet de primaire opdracht is, maar een uitvloeisel van een andere vorm van dienstverlening. Het adviseren en bemiddelen bij financiële regelingen voor werknemers, zoals pensioen en verzuim, voldoet hieraan. Een verwerkersovereenkomst is dan niet nodig.

Als werkgever moet je kunnen verantwoorden dat je aan de AVG voldoet. Een heldere verklaring die de werkgever in zijn privacy-dossier kan bewaren kan hem daarbij helpen. Daarvoor kan de werkgever het statement van Adfiz gebruiken. Met het statement kun je als werkgever in je privacy-dossier vastleggen waarom je geen verwerkersovereenkomst sluit met je financieel adviseur. Zo voorkom je dat je als werkgever onnodig de verantwoordelijkheid voor het gegevensbeleid van je financieel adviseur naar je toe trekt. Temeer omdat dit ook onnodige (administratieve) lasten zou introduceren zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van audits bij de adviseur.

Je kunt het Adfiz-statement hier downloaden